Algumas boas práticas no desenvolvimento de cronogramas não precisam realmente estarem escritas em pedra: “Geralmente não é recomendado o use de links em atividades sumário (FASES) pois a lógica pode ser difícil de ser acompanhada e a prática pode não ser suportada em todas as ferramentas” (PMI, Practice Standard of Scheduling, 3.4.11)

O MS-Project permite que duas fases sejam conectadas entre si, o que pode ser particularmente útil para pequenos projetos e representações generalizadas de cronograma.

Em diversos contratos e para o desenvolvimento de cronogramas detalhados esta prática as vezes não é só desvalorizada, mas até proibida. Este tipo de ligação rompe com a essência da construção de dependências entre tarefas a partir do Diagrama de Redes.

A ligação entre “Fases”, “Pacotes de Trabalho” ou “Tarefas Sumário” proíbem que a modelagem de um cronograma se aproveite da construção de múltiplas EAPs (Estruturas Analíticas). Mas este não é o tema principal deste artigo.

Tipos de Dependências entre Tarefas

O Diagrama de Precedências é a base do desenvolvimento dos cronogramas atuais e a técnica permite quatro tipos essenciais de relacionamento entre atividades.

Todos os tipos são suportados no MS-Project.

Temos uma pequena curiosidade de implementação da ligação “Início-Término” pois se utilizada no início do projeto o MS-Project “força” o projeto a começar antes da data prevista para cumprir com o relacionamento. O Projeto exemplo acima, então, fica com 30 dias de duração enquanto a mesma implantação no Spider cria um cronograma de 20 dias.

Múltiplos Links (Dependências) entre tarefas

Uma limitação do MS-Project existe em relação a criação de múltiplos relacionamentos entre atividades.

Isso é particularmente útil quando queremos descrever, por exemplo, que uma atividade pode ser iniciada em conjunto com outra, mas também deve ser concluída até que a outra atividade seja concluida.

A possibilidade de construir modelos de lógica entre atividades que aceitam mais de um relacionamento auxilia o planejamento mais elaborado de situações encontradas em projetos, como a necessidade de que uma certa atividade só começe após um certo avanço da primeira, mas que não venha a terminar até um pouco depois da primeira.

“A pintura da casa inicia logo após a primeira parede rebocada já estiver seca e só será concluída algum tempo depois de que a última parede rebocada seja também concluída”.

“Leads e Lags” com Volume

As dependências com “Leads e Lags” (antecipações e atrasos) são tipos especiais de ligação entre duas atividades para permitir o tratamento de situações especiais.

As Leads e Lags no MS-Project são baseadas em DURAÇÃO. Ou seja, a partir de um X tempo de uma atividade, uma outra atividade pode ser iniciada.

Conforme declarei em meu artigo “Por que é que usamos o MS-Project“, o
MS-Project irá atender a 9 de cada 10 usuários para a grande maioria das funções e – portanto – este tipo de retardo por duração pode ser muito útil e eficiente na maioria dos cenários.

“Lead e Lag” por VOLUME permite a construção de situações lógicas que se adequam automaticamente com a evolução do projeto.

Se a “Tarefa A” é igual a rebocar 10 paredes de uma residência e a “Tarefa B” é a de pintar 10 paredes e com um tempo inicial previsto de 1 dia por reboco ou por pintura, o “LAG” Tarefa A + 4 dias > Tarefa B tem como significado:

“Comece a pintar as paredes quando pelo menos 4
paredes já tiverem sido rebocadas”.

Ocorre que se o trabalho de rebocar estiver levando 2 dias, ao final de 4 dias somente 2 paredes estarão já rebocadas quando a pintura é iniciada.

Utilizando “VOLUME”, a representação do relacionamento entre as duas tarefas seria o seguinte: Tarefa A + 40% > Tarefa B.

Neste caso, no momento em que a Tarefa A reportar que no primeiro dia só foi realizado o reboco de 1/2 parede, pode-se projetar esta “improdutividade” para o tempo remanescente e imediatamente a Tarefa B é reprogramada para ser iniciada mais tarde, cumprindo a regra original.

Resultados diferentes com base ao detalhe do modelo

 Em M1 – Reboco e Pintura com o LAG de 4 dias, mesmo que a atividade de REBOCO passe a levar 20 dias no lugar de 10 dias, a atividade “PINTAR” Será iniciada no dia 4.  Este é um modelo por DURAÇÃO, disponível no MS-Project.

Em M2 – Reboco e Pintura com LAG de 40%, se a atividade REBOCO levar 20 dias no lugar dos 10 dias originais, a atividade de PINTURA só começa 16 dias depois, pois temos aqui uma regra de TÉRMINO-TERMINO + 40% que leva a atividade de Pintura para os últimos dias após o dia 20.

EM M3 – Reboco e Pintura com LAG de 40% e somente a predecessora de Início + Início, temos um resultado INCONSISTENTE. A Pintura começa no dia 8 em decorrência do atraso do Reboco, mas como a duração da Pintura continua sendo a mesma, o tempo previsto total é INFERIOR ao tempo de reboco, o que gera uma situação irreal.

O Exemplo M2 demonstra duas propriedades avançadas para o tratamento de “Lags” entre atividades que não estão disponíveis no MS-Project: A possibilidade de modelar relacionamentos baseado em volumes ou unidades de trabalho, no lugar de durações e a possibilidade de garantir a consistência do modelo mediante o uso de múltiplas dependências entre tarefas.

O MS-Project é uma ferramente de alta produtividade para um planejamento inicial, mas para certas situações de uso frequente em projetos e modelos mais complexos, o uso de uma ferramenta mais robusta como o Primavera ou o Spider garantem que a manutenção do cronograma ocorra de forma mais rápida e mais consistente, visto que situações reais do projeto passam a influenciar condições de lógica e capacidade de produção das equipes que não foram antecipadas em um primeiro momento.

Embora casos práticos em projeto se TI também possam se beneficiar de múltiplas ligações entre tarefas e do uso de volumes no lugar de atrasos com o uso de durações, para projetos na área de Construção, Montagem Mecânica, Óleo e Gás e diversas outras a diferença no uso de uma ferramenta com o MS-Project ou uma ferramenta mais robusta pode valer a economia de centenas de milhares de dólares.

Se o seu projeto representa “o lugar comum” ou o “planejamento básico”, use o MS-Project sem medo.  Para ambientes complexos, com recursos compartilhados em portfólio ou condições de planejamento detalhadas, a coragem de enfrentar ferramentas mais “duras” de usar como a solução da Oracle (Primavera) ou a solução russa (Spider) podem gerar benefícios imediatos para o seu projeto e sua empresa.

Contatos: peter@smello.email ou pelo skype (petersmello)