A melhor ferramenta é a que sabemos usar” tem um fundo de verdade, mas somos capazes de inventar e transformar o futuro por conta de nossa capacidade de descobrirmos, aprendermos e desenvolvermos novos caminhos em todas as áreas do conhecimento humano.

Conforme já expressei em artigos anteriores, para uma grande maioria de cenários e para uma grande maioria de usuários, o MS-Project (MSP) irá atender de forma adequada e tem – entre suas principais qualidades – uma certa excelência em “usabilidade”.

Ainda assim, há oportunidades incríveis em projetos – em todas as áreas – que estão sendo desperdiçadas, pois gestores e planejadores estão realizando seus cronogramas sem perceber que poderiam exigir mais das ferramentas que utilizam!

Eu acredito que precisamos ir além de certos métodos, técnicas e ferramentas, com destaque ao Método do Caminho Crítico e o MSP. Assim, temos que ter a coragem de sugerir mudanças, propor novos caminhos e criar novos valores.

Proposta

Este artigo não é uma análise científica ou um estudo complexo. Ele não se coloca no patamar de um documento inquestionável. É importantíssimo que cada leitor use do seu próprio conhecimento e de sua capacidade de experimentar, replicar, questionar e complementar o que temos neste documento para extrair o máximo de valor.

A verdadeira proposta aqui é a de “abrir os olhos” de planejadores, gestores e até mesmo clientes, ao que eventualmente a tecnologia pode fazer por nós em projetos e portfólios.

Infelizmente – estamos tão amarrados as formas e ferramentas tradicionais que somos incapazes de entender que uma aplicação robusta de uma ferramenta de planejamento profissional como o Spider pode – de fato – oferecer mecanismos matemáticos e tecnológicos para reduzir custos e prazos em projetos.

Seu cliente não merece o melhor resultado?

Seja um projeto interno ou para terceiros. Seja a organização de produtos ou serviços. Seja para a área de construção, tecnologia da informação ou aviação:

  • Se acreditamos que o planejamento é um instrumento fundamental para o sucesso de um projeto, devemos – no mínimo – desconfiar que boas ferramentas aplicadas a este planejamento vão catalizar resultados ainda melhores.

Duelo de Titãs? David e Golias?

Na visão do arquiteto e inventor do Spider, comparar sua ferramenta ao MSP é perda de tempo pois estas ferramentas estariam em patamares de qualidade técnica para o planejamento distintas entre si. Segundo ele, talvez o Oracle/Primavera merecesse tal comparativo.

Mas o que os Russos tem de qualidade matemática e de tecnologia para a realização de projetos com restrições de recursos, eles não tem de visão de marketing, mercado ou design. A comparação entre o MSP e o Spider é necessária no Brasil por uma razão simples: A grande maioria usa o MSP e a grande maioria dos contratos exige a aplicação do MSP.

Para alcançarmos novos resultados em projetos – com o auxílio de novas ferramentas – precisamos quebrar paradigmas e “pré-conceitos”.

A Spider Management Technologies é um “David” frente ao poderio econômico e de mercado do “Golias” Microsoft. Mas em termos técnicos, um embate de Titãs realmente deveria ocorrer entre o Spider e o Primavera (isso será tema para artigos futuros).

CHEGA DE ERROS! 

Como usuário, instrutor, consultor e implementador do MS-Project e Project Server para diferentes tipos de clientes e projetos, a memória sobre “bugs” e “workarounds” para utilizar a ferramenta americana é absolutamente necessária. “Bugs” dos mais diversos são conhecidos por atravessar versões e um problema encontrado no MSP 2007 pode existir no MSP 2013 ou 2016.

A política russa é muito diferente. Mesmo que sua licença tenha já expirado o período de suporte, se ela promete uma função que de repente dá erro, em dias ou – no máximo – em poucas semanas, a fabricante russa irá remeter ao seu cliente uma versão consertada, com o seu devido pedido de desculpas.

A estabilidade do produto Spider é surpreendente e quem já se encontrou com um erro nesta aplicação teve o seu bug consertado em poucos dias.

MS-Project: Preparado para grandes projetos?

Não é complicado para uma grande maioria dos usuários do MSP entender o que pretendo ilustrar com a figura acima. E quem tiver dúvidas poderá fazer seus próprios testes em minutos.

Os números sugeridos não tem base científica. 200 atividades, 2.000, 20,000. O que pretendo expressar aqui são ordens de grandeza.

  • Se o seu cronograma for bem simples, sem guardar dados de linha de base, sem preencher campos do usuário, sem fazer muitas ligações lógicas, sem aplicar recursos e sem colocar contas, fórmulas e dinheiro, o MSP vai aguentar sem reclamar projetos com 20.000, talvez 40.000 atividades.
  • Na medida em que você coloca mais e mais informações, a capacidade do MSP em lidar com muitas linhas vai rapidamente diminuindo. Para um projeto de alta complexidade, com múltiplos calendários, fórmulas e balanceamento de recursos, a chance do MSP não travar, ou pelo menos levar horas para um balanceamento de recursos é muito baixa.

Teste prático

Faça você mesmo:

  1. Crie uma fase no projeto com 5 tarefas. Atribua 2 tarefas para TecAlpha, 2 tarefas para TecBeta e 1 tarefa para TecDelta. Ligue as tarefas de forma sequencial. Coloque 3 dias para as tarefas do TecAlpha, 5 para as tarefas do TecBeta e 2 dias para a tarefa com o TecDelta.
  2. Copie e cole esta fase 10x. Coloque estas fases em uma fase pai e agora copie este novo pai 4x. Agora você tem um cronograma com 10 x 4 x 5 atividades = 200 atividades.
  3. Rode um nivelamento de recursos e marque o tempo. Este nivelamento levará menos de um minuto na maioria das máquinas.
  4. Coloque as 4 Fases dentro de outra e copie esta 10x. Agora você tem 10 x 200 = 2.000 atividades, ou 2.451 linhas contado com as Fases.
  5. Rode o nivelamento e verifique como a ferramenta vai levar muito mais tempo. Na minha máquina (I7, 16GB, 3,25Ghz), o tempo de espera foram de 10 minutos. 
  6. Se conseguir repetir o exercício com 20.000, prepare-se para muitas horas até a conclusão do nivelamento, talvez mais de um dia. Se o projeto tiver valores financeiros e linhas de base, é muito provável que a ferramenta dê erro antes de completar a operação. 30.000? Não acredito que a ferramenta suportará o teste.

 

Spider: Sim! Preparado para grandes projetos.

Explicar o gráfico acima em relação ao Spider é um pouco mais difícil. A ilustração identifica que o Spider Desk Plus, para um projeto de baixa complexidade tem uma grande capacidade para lidar com linhas de atividades, aqui representadas por um valor ao redor de 30.000.

No entanto, o Spider lida muito bem com uma quantidade bem superior de tarefas, com projetos reais e questões complexas de balanceamento executadas em mais de 200.000 linhas.

Ainda no mesmo gráfico, faço a representação de uma redução da quantidade de linhas atendidas em um projeto de alta complexidade, mas no mundo real, o que diferencia o Spider Desk do Spider Pro não é a quantidade de linhas que ele irá processar, mas sim em termos da capacidade de solucionar questões de balanceamento de recursos baseado em fluxo de caixa e consumo de materiais.  Ou seja: Para projetos mais complexos, a opção pelo Spider Pro no lugar do Spider Desk aumenta o leque de análises que a ferramenta oferece.

Comparando resultados

O teste prático sinalizado acima foi salvo como arquivo XML e replicado no Spider.  Os resultados são enormes e pretendo gravar um vídeo com esta demonstração nos próximos dias.

O mesmo cronograma de 200 atividades
do exercício prático, repassado
para o Spider, gera
um cronograma com uma
redução de prazos em 20% 

O mesmo cronograma de 2.000 atividades do exercício prático, repassado para o Spider é balanceado em apenas 1 minuto (10% do tempo do MS-Project).

Balanceamento/Nivelamento serve para o quê mesmo?

Em termos práticos, muitos usuários do MS-Project não usam ou percebem o valor de aplicação da ferramenta de balanceamento. Isso acontece por algumas razões:

A) Certas situações de conflitos de recursos sobre alocados, o MS-Project não consegue resolver;

B) Em projetos já em andamento, certas atividades reagendadas ficam com restrições que travam definitivamente novos balanceamentos. O que se resolveu no início do projeto já não se consegue reprogramar quando necessário;

C) Para projetos extensos, o tempo para o balanceamento é enorme. Há casos de se aguardar 2 horas para balancear um cronograma;

D) Mesmo com o Project Server/EPM, o MS-Project é incapaz de balancear os recursos entre todos os projetos. O que ele faz é um escalonamento a partir da aplicação dos tempos livres dos recursos para cada projeto onde o balanceamento é solicitado;

E) O método básico de nivelamento do MS-Project é linear e uni-direcional. As atividades são ordenadas praticamente de cima para baixo sem uma avaliação de opções alternativas, que normalmente poderia oferecer reduções na duração total do projeto em valores como 10%, 20% e até 30%;

F) Existem falhas graves de implementação de calendários do MS-Project pois este, mesmo oferecendo a criação de múltiplos calendários, estabelece todas as suas contas de durações/resultados a partir da definição do cronograma mestre criado em suas opções.

Nivelamentos no Spider
são o resultado de mais de
20 anos de matemática e programação russa voltado à resultados.

O Balanceamento/Nivelamento deve:

  • Ser um mecanismo automatizado para garantir a distribuição adequada das cargas de trabalho em função da disponibilidade dos recursos (humanos, máquinas, materiais e dinheiro) necessários a realização do projeto;
  • Ser um instrumento para a tomada de decisões em relação ao uso/consumo e produção de resultados entre os diversos projetos de um mesmo portfólio, garantindo a efetiva aplicação dos recursos disponíveis;
  • Ser realizado constantemente em cada iteração do projeto, ajustando o sequenciamento de atividades e agendas em função da situação atual do projeto e necessidades futuras.

Em uma certa época, a Engenharia substituiu os desenhos a nanquim por CAD (Computer Aided Design).  Muitos Planejadores e Gerentes de Projeto não estão sabendo que algoritmos profissionais em um cronograma permitem a Modelagem Computacional de Cronogramas (MCC), oferecendo dezenas de mecanismos para garantir o melhor aproveitamento possível de recursos exclusivos do projeto ou compartilhados em um portfólio.

Há muito mais o que comparar nestas
duas ferramentas.
Aguarde o próximo capítulo e não deixe
de repassar aos colegas.

Balanceamento por habilidades

  • Um recurso avançado do Spider Project que não está disponível em uma grande maioria de ferramentas para cronogramas é a programação por “skills” (habilidades/perfil).
  • Isso significa que diversos projetos em um portfólio podem ter as atividades planejadas para “genéricos” (programador, soldador, consultor, trator, etc) e o Spider irá calcular dentro de um Portfólio – buscando otimizar redução de custos e prazos – quais são os recursos nominais (João, Maria, José, Trator XYZ) que devem ser agendados para cada tarefa.

e-mail: peter@smello.email – skype: petersmello

Para receber os arquivos
utilizados nos testes,
basta escrever para mim.

Peter Mello é um dos dez primeiros no mundo a tirar a Certificação em Gestão do Tempo pelo PMI (PMI-SP), recebedor do prêmio PMI Best of the Best 2009 e Gestor/Planejador com mais de 20 anos de experiência. É usuário, instrutor, implementador e consultor sobre o MS-Project e EPM desde 1997; É evangelista do Spider Project desde 2006, possuindo certificação em Otimização de Cronogramas pela fabricante.  Peter Mello também participa de uma Startup dentro do programa Microsoft Bizspark, que desenvolveu um protótipo para a aplicação das duas ferramentas de forma simultânea, buscando aproveitar as vantagens especificas de cada solução.

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